Niezależnie od tego, jakie zagadnienia porusza konferencja i jakie środowisko skupia, ważne, by spotkanie przebiegło w sposób zorganizowany, w odpowiednim otoczeniu i przyniosło satysfakcjonujące rezultaty. By tak się stało, należy przede wszystkim zaplanować szczegółowy harmonogram, który będzie zawierał konkretne działania oraz wskazywał termin ich realizacji.
Kluczowe jest też wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonanie planu. Trzeba pamiętać, że na sukces każdego spotkania składa się kilka elementów, które ? razem połączone ? tworzą spójną całość. Należy tu przede wszystkim wymienić zgraną pracę całego zespołu, umiejętność skupienia uwagi na szczegółach, zdolność przewidzenia konsekwencji zdarzeń oraz zadbanie o najważniejsze punkty programu, którymi będą:
-
Dobór treści
Bardzo ważnym elementem przy organizowaniu konferencji jest ustalenie zakresu merytorycznego, czyli dobór odpowiedniej treści. By uniknąć zamieszania, dyskusje i wystąpienia dobrze jest podzielić na bloki tematyczne. Co ważne, trzeba też wybrać odpowiednich prelegentów. Muszą to być osoby, które nie tylko orientują się w tematyce konferencji, ale również znają ustalenia organizacyjne. Ponadto, powinny być komunikatywne i nie obawiać się wystąpień publicznych. Jeśli na konferencji pojawią się obcokrajowcy, trzeba odpowiednio wcześniej zaangażować tłumacza i zapoznać go ze szkicem wystąpień do tłumaczenia.
-
Adekwatne miejsce
Następnym krokiem jest zarezerwowanie sali. Spośród wielu komercyjnych ofert, wybierajmy te, które umożliwiają uczestnikom bezpłatny parking, są zlokalizowane blisko centrum. Pamiętajmy jednak, by miejsce konferencji było spójne z jej charakterem. Jeśli organizujemy spotkanie biznesowe, to elegancki hotel będzie bardzo dobrym rozwiązaniem. Jeśli jednak konferencja ma charakter społeczny lub charytatywny, to lepiej widziane będą miejsca skromniejsze. Niezależnie od miejsca, zawsze można spróbować negocjować cenę, ponieważ nierzadko przy dużych zamówieniach centra konferencyjne udzielają zniżek, rabatów, oferują gratisowe przerwy kawowe, udostępniają multimedialny sprzęt na preferencyjnych warunkach. Rezerwacja powinna być dokonana co najmniej na miesiąc przed wydarzeniem, choć najpopularniejsze lokalizacje mają grafiki wypełnione nawet na rok do przodu.
-
Materiały dla gości
Jak wiadomo, konferencja sprzyja nie tylko wymianie informacji, służy również integracji biznesowej i nawiązaniu zawodowych kontaktów. By ułatwić gościom to zadanie, warto przygotować dla nich imienne identyfikatory, które mogą być wysłane od razu w pakiecie z zaproszeniem (co najmniej na dwa tygodnie przed wydarzeniem!). ? By przygotować taki komplet, nie trzeba angażować grafika ani drukarni. Spośród szerokiej gamy gotowych rozwiązań, można wybrać te dostosowane do potrzeb konferencji: identyfikatory samoprzylepne, stojące identyfikatory konferencyjne do oznaczania miejsc lub kompletne zestawy dużych identyfikatorów z kieszenią i smyczą. Do wykonania indywidualnego projektu i zadruku służy bezpłatna aplikacja dostępna online ? mówi Zuzanna Lewandowska-Piec z firmy Avery Zweckform, producenta wysokiej jakości etykiet samoprzylepnych. Ciekawym pomysłem są też oznaczenia A4, które można nakleić na ścianę lub szybę i które po zerwaniu nie zostawiają na tych powierzchniach żadnych śladów. Można na nich umieścić komunikaty dla uczestników spotkania. Nadają się one zarówno do opisu ręcznego, jak i zadruku na drukarce.
Jeśli na organizowanej konferencji spodziewamy się także dziennikarzy, trzeba zadbać o to, by otrzymali tzw. press kit, czyli zestaw zawierający notkę prasową, niezbędne informacje o firmie, produkcie, wydarzeniu. ? Przy planowaniu eventu organizator powinien wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z mediami i udzieli im wyczerpujących informacji, np. w postaci wywiadu ? mówi Łukasz Tabin, specjalista ds. promocji i PR.
-
Spokój i opanowanie
Stres bywa stymulujący, ale w dniu konferencji na niewiele się przyda, a przeciwnie ? może tylko zaszkodzić. W przededniu wydarzenia dobrze jest sprawdzić jeszcze raz listę zadań i upewnić się, że wszystko dopięte jest na ostatni guzik. Osoba nadzorująca i organizująca całe przedsięwzięcie powinna ? w miarę możliwości ? zjawić się na miejscu wcześniej i sprawdzić, czy wszystko przygotowane jest tak jak powinno, czy sprzęt działa i jest kompatybilny z resztą urządzeń. W razie wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji, należy śmiało prosić o pomoc opiekuna obiektu lub jednego z podwykonawców.
