Czy Europa całkowicie pozbędzie się papieru? Odpowiedź na to pytanie winna brzmieć jako zdecydowane ?nie?. Całkowite porzucenie papieru pozostaje utopijnym celem, ponieważ papier po prostu doskonale się sprawdził na przestrzeni wieków. Radykalne zmniejszenie zużywanego papieru jest jednak w pełni osiągalne. Promowanie ograniczenia zużycia papieru w pracy i w życiu łączy zarówno zalety ekologiczne, jak i ekonomiczne. Pojawiło się wiele inicjatyw na rzecz digitalizacji dokumentów, zarówno po stronie rządowej jak i biznesowej, istnieją już wypróbowane i sprawdzone rozwiązania techniczne służące do uzyskiwania cyfrowych dokumentów. Instytucje państwowe wyposażone w odpowiednie skanery wraz z oprogramowaniem mogą nie tylko zamienić papier w cenną informację cyfrową, lecz także powiązać uzyskane dane z innymi aplikacjami.
Coraz więcej firm i instytucji przerzuca się z informacji papierowej na dane cyfrowe. Zdają sobie sprawę, że ?biznes prowadzony z szybkością papieru? w ciągu zaledwie kilku najbliższych lat stanie się nieopłacalny. Opinię tę podzieliło 68 procent respondentów badania pod nazwą ?Paper Wars 2014 ? an Update from the Battlefield? przeprowadzonego przez Association for Information and Image Management (AIIM). Międzynarodowe badanie doprowadziło do dalszych wniosków: zwiększone możliwości przeszukiwania i udostępniania dokumentów biznesowych są najsilniejszą motywacją do skanowania danych zawartych na papierze.
Kolejną istotną zaletą digitalizacji jest to, że firmy mogą precyzyjnie określać, kto ma dostęp do jakich danych, udzielając albo odmawiając dostępu. Co więcej, możliwe jest prześledzenie co dokładnie dzieje się z danymi w sieci firmowej, gdzie są przechowywane i dokąd przesyłane. Dane elektroniczne nie są jednak wyłącznie domeną świata korporacji. Administracje państwowe w wielu krajach już dawno zwróciły uwagę na dane cyfrowe. Rządy na całym świecie również dążą do udostępnienia danych cyfrowych, aby wzmocnić zaufanie obywateli do państwa. Wspólnym elementem wszystkich tych inicjatyw jest decydująca rola odpowiednich rozwiązań skanujących. Skanowanie służy do wprowadzenia do elektronicznego obiegu informacji, które wcześniej były dostępne tylko na papierze, dzięki czemu można je efektywnie przetworzyć i udostępnić wszystkim zainteresowanym.
Wielka Brytania
W Wielkiej Brytanii instytucja National Health Service, zarządzająca publicznymi placówkami służby zdrowia, planuje do roku 2018 przejść na całkowicie zdigitalizowany obieg informacji. Inicjatywa ma na celu zmniejszenie biurokracji i bardziej efektywne świadczenie opieki zdrowotnej pacjentom. Digitalizacja postępuje równie szybko w systemie prawnym. Do roku 2016 każdy sąd ma przejść na całkowicie cyfrowy obieg dokumentów z wykorzystaniem technologii rejestracji danych. Ministerstwo Sprawiedliwości Wielkiej Brytanii zainwestuje 160 milionów funtów, by uzyskać możliwość bezpiecznej i sprawnej wymiany informacji za pomocą środków elektronicznych.
Niemcy
Nasi zachodni sąsiedzi podjęli wiele inicjatyw mających na celu usprawnienie działalności instytucji dzięki wykorzystaniu dokumentów elektronicznych, zarówno w administracji publicznej, jak i w różnych gałęziach przemysłu. Program Cyfrowy Rząd 2020 ma wesprzeć przejście z papieru na pliki elektroniczne na szczeblu federalnym. Celem jest digitalizacja i dokładne powiązanie wewnętrznych procesów administracji. Dodatkowym celem jest elektroniczne udostępnienie władzy obywatelom.
Elektroniczne fakturowanie stanowi kolejną inicjatywę. Faktura elektroniczna zamknie ostatnią lukę w kompletnym, spójnym procesie, obejmując wszystko od momentu złożenia zamówienia do chwili zapłaty, a ponadto wykonując to zgodnie z prawem europejskim. Głównym warunkiem jest jednak przeniesienie informacji z papieru do wersji cyfrowej za pomocą skutecznych rozwiązań rejestracji danych. Szczególnie zadowoleni powinni być dostawcy, restauracje i inni usługodawcy wystawiający dużą liczbę faktur i paragonów, które muszą być przechowywane przez lata w różnych formach papierowych.
Francja
Inicjatywy mające na celu zmniejszenie zużycia papieru również są tutaj powszechne. Na czele zmian stoi przemysł farmaceutyczny. Zgodnie z ustawą ?Dossier Pharmaceutique? każdy obywatel korzystający z państwowego ubezpieczenia zdrowotnego może utworzyć wirtualny folder. Są tam przechowywane informacje o wszelkich lekach, które pacjent nabył w ciągu ostatnich czterech miesięcy ? na receptę lub bez. Upoważnieni lekarze i inny personel medyczny będą mieć dostęp do danych w dowolnym momencie, co pozwoli im lepiej leczyć pacjentów. Krajowe stowarzyszenie francuskich farmaceutów zatwierdziło już tę koncepcję.
Rząd Francji poświęcił szczególną uwagę tematowi digitalizacji, o czym świadczy inicjatywa ?France Numérique 2012?, która konstrukcją zbliżona jest do niemieckiego projektu Cyfrowy Rząd 2020.
Włochy
Tutejsza Agenda Cyfrowa weszła w życie 1 marca 2012 r. Powstała ona na mocy dekretu Ministra Rozwoju Gospodarczego, stworzonego w porozumieniu z Ministrem Administracji Publicznej, Ministrem Spójności Terytorialnej, Ministrem Edukacji, uniwersytetami i ośrodkami badawczymi oraz Ministrem Gospodarki i Finansów. Główny nacisk położony został na kwestie cyfrowej tożsamości, administracji, edukacji, zdrowia, wykluczenia cyfrowego, płatności elektronicznych i fakturowania oraz cyfrowego wymiaru sprawiedliwości. Wśród inicjatyw związanych z przejściem do świata cyfrowego znalazły się:
- digitalizacja wszystkich procesów administracji publicznej
- digitalizacja wewnętrznych procedur i przepływu informacji w sprawach prawnych
- upowszechnianie narzędzi do elektronicznego fakturowania i płatności elektronicznych
Polska
Inicjatywy związane z rezygnacją z papieru obejmują przede wszystkim system opieki zdrowotnej. Celem jest zdigitalizowanie całej dokumentacji medycznej do roku 2017. Oznacza to, że każdy szpital i każda inna instytucja medyczna w kraju będą musiały przekształcić swą dokumentację medyczną na postać cyfrową. Co więcej, wszystkie placówki medyczne wzywane są do wdrożenia systemów elektronicznej dokumentacji. To może zadziałać tylko wtedy, gdy każdy dokument wystawiany lub archiwizowany przez szpitale, przychodnie i inne placówki medyczne zostanie zdigitalizowany za pomocą skanera.
Kolejną inicjatywą cyfrową w Polsce jest NAC (Narodowe Archiwum Cyfrowe). Jest to centralne archiwum państwowe utworzone przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Misją NAC jest archiwizowanie materiałów, w tym dokumentów papierowych, fotografii, filmów i nagrań dźwiękowych oraz udostępnienie ich w Internecie.
Holandia
Plan Holandii to stworzenie ?cyfrowego rządu? do roku 2017. Obecnie rząd holenderski dość radykalnie tnie koszty. Rozwiązania IT mają pomóc rządowi w zwiększeniu efektywności. W przeszłości zastosowano trzy różne strategie: ?I-strategię?, ?iNUP? i ?Agendę Cyfrową?. W najbliższych latach te trzy różne plany zostaną połączone w jedną kompleksową strategię, aby w pełni zdigitalizować rząd holenderski. Część z tych projektów zakłada minimalizację zużycia papieru i digitalizację dużej części tego, co znajduje się na papierze.
Belgia
Rząd belgijski do końca swej kadencji planuje zakończyć wdrażanie cyfrowego systemu dla władz federalnych. Każdy rząd federalny musi zmniejszyć papierową biurokrację. Rządowe departamenty są zobowiązane do wdrożenia polityki zarządzania informacjami cyfrowymi. Rząd federalny chce być wzorem do naśladowania w zwalczaniu marnotrawstwa papieru, wprowadzając politykę zdigitalizowanego biura.
Zakończono już pierwszą fazę projektu rozpoczętego w kwietniu 2004 r., który ma na celu digitalizację dziedzictwa kulturowego i naukowego.
Inny program, DIGIT 03, funkcjonuje od 2013 do 2018 roku. Gabinet postanowił przystąpić do drugiego etapu planu digitalizacji dziedzictwa belgijskich instytucji naukowych i Belgijskiego Królewskiego Archiwum Filmowego. Kontynuacja programu DIGIT 03 jest obecnie zatwierdzana. Program ten polega na stworzeniu platform do długoterminowej ochrony i odzyskiwania danych.
Jak Europa staje się cyfrowa ? wymagania techniczne
W zasadzie wszystkie technologie niezbędne do realizacji różnych inicjatyw w zakresie digitalizacji (jak również innych inicjatyw cyfrowych) już istnieją; nie ma potrzeby wymyślania koła na nowo. Do zrobienia jest jednak dużo więcej. Zdigitalizowane dane muszą być powiązane z elektronicznymi procesami biznesowymi, jeśli mają być używane w naprawdę inteligentny sposób.
Przejście na postać cyfrową ? z odpowiednimi rozwiązaniami rejestrującymi
Rynek skanerów jest skrajnie zróżnicowany. Główną różnicę stanowią formaty, dla których skanery zostały zaprojektowane. Skanery płaskie, na przykład, mogą obsługiwać dowolne źródła takie jak dokumenty, slajdy, negatywy, zdjęcia, a nawet ? do pewnego stopnia ? książki i obiekty 3D. Inne skanery specjalizują się w jednym lub kilku formatach. Skanery do zdjęć, jak sama nazwa wskazuje, specjalizują się w slajdach, negatywach i fotografiach. Skanery dokumentowe natomiast są przeznaczone do dokumentów o różnych rozmiarach. Dlatego ten typ skanera można znaleźć głównie w środowiskach biurowych.
Największą zaletą dobrze wyposażonych skanerów dokumentowych jest to, że mogą przetwarzać wiele dokumentów naraz, głównie z użyciem prostych funkcji automatycznej korekty obrazu. System podajnika papieru zazwyczaj specjalizuje się w dużych dokumentach (DIN A4). Skanery dokumentowe mają automatyczny podajnik dokumentów (ADF) do obsługi stosów papieru.
Jakość
Ze względu na funkcję podawania papieru skanery dokumentowe przetwarzają dane z większą szybkością niż skanery płaskie i drukarki wielofunkcyjne (MFP). Oszczędzają wiele czasu oraz miejsca na przechowywanie danych z powodu znacznie wyższej jakości obrazu i nawet dziesięciokrotnie mniejszych rozmiarów plików. Prędkość może być dostosowana do danego zadania. W przypadku skanowania biurkowego prędkość do 25 stron A4 na minutę zazwyczaj wystarcza, podczas gdy kancelarie pocztowe w większych firmach potrzebowałyby szybszych systemów o wysokiej wydajności mogących poradzić sobie z aż 100 tysiącami stron A4 dziennie.
Kluczowe znaczenie dla jakości każdego skanera ma jego rozdzielczość ogólnie wyrażana w punktach na cal (dpi). Punkty na cal stanowią miarę rozdzielczości, z jaką obraz zostanie zeskanowany. Rozdzielczości między 300 a 400 dpi są na ogół wystarczające do optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Jeśli jednak skanowane mają być zdjęcia, dajmy na to do reprodukcji lub retuszowania, urządzenie powinno być w stanie obsługiwać rozdzielczości do 1200 dpi lub nawet więcej.
Szukajcie, a znajdziecie
Oprócz formatów graficznych takich jak TIFF lub JPG, dokumenty są zwykle przekształcane do plików PDF, najczęściej w wersjach z aktywną funkcją wyszukiwania. Informacje tekstowe, które uzupełniają dane obrazu uzyskane ze skanera, generowane są w tym samym czasie, co plik PDF. Działające w tle optyczne rozpoznawanie znaków wydobywa wszelkie czytelne informacje w postaci akapitów, rysunków, adresów i tabel, a następnie dołącza je do pliku PDF. Po otwarciu takiego pliku PDF z aktywną funkcją wyszukiwania użytkownik zobaczy obraz oryginalnego dokumentu, podczas gdy zebrane przez OCR informacje do wyszukiwania i innych funkcji dostępne są w tle. W ten sposób format PDF ewoluował z prostej reprodukcji dokumentu do cennego cyfrowego źródła informacji.
Formularze, formularze
Żadna instytucja państwowa nie może obejść się bez formularzy. Formularze odgrywają również ważną rolę w firmach ubezpieczeniowych i przedsiębiorstwach, które mają do czynienia z dużą ilością znormalizowanej dokumentacji lub faktur. Dlatego dla firm i administracji państwowej istotne jest, by skanery rozpoznawały formularze i były w stanie szybko wydobyć, zinterpretować i sklasyfikować zawartość. Interpretacja w tym wypadku oznacza automatyczne rozpoznawanie treści formularzy czy ankiet. Zazwyczaj warunkiem wstępnym do automatycznej interpretacji formularzy jest to, że każda strona musi mieć dokładnie tę samą strukturę, co oznacza, że odczytywana zawartość musi się znajdować zawsze w tym samym miejscu. Oprogramowanie do rozpoznawania formularzy staje się jednak coraz inteligentniejsze, więc może teraz zauważyć, że numery klientów, liczby, numery kontraktów czy kwoty na fakturze pojawiają się w innym miejscu. To skanowanie w swym najlepszym wydaniu ? za naciśnięciem jednego przycisku.
Łatwość obsługi to kolejna cecha skanera wysokiej jakości. Jeszcze zaledwie kilka lat temu użytkownicy mieli do czynienia z tajemniczymi menu tekstowymi, a dzisiaj dominują wyświetlacze o dużych rozmiarach i intuicyjne interfejsy niezwykle przyjazne użytkownikowi. Wraz z owym wzrostem wygody zwiększyła się też gotowość ze strony personelu do pracy ze skanerami. Dzięki temu modne stały się skanery biurowe do małej liczby dokumentów. W przypadku takich urządzeń jak seria Fujitsu ScanSnap skanowanie wymaga jedynie naciśnięcia przycisku.
Proste procedury typu ?wciśnij przycisk? pomagają użytkownikowi w zarządzaniu całym procesem skanowania. Można na przykład tworzyć indywidualne profile użytkowników do wykonania jednym przyciskiem specyficznych zadań takich jak konwersja tekstu do dokumentów z możliwością wyszukiwania i zapisanie go w archiwum w chmurze lub innej aplikacji. Gdy owe procedury zostaną stworzone, pracownicy nie będą potrzebowali dodatkowych szkoleń, co nie tylko oszczędza czas, ale jest także głównym czynnikiem osłabiania oporu przed nowymi technologiami. Dodatkową zaletą jest zmniejszenie liczby błędów w wykonywanych zadaniach.
Zoptymalizowane skanery takie jak wysokowydajne urządzenia Fujitsu z serii fi oferują nie tylko mechanizm ochrony skanowanych dokumentów, by radzić sobie z różnymi formatami, ale także funkcję opartą na technologii iSOP (Intelligent Sonic Paper Protection). Jest to czujnik akustyczny, który kontroluje podawanie papieru, rejestrując dźwięk wydawany przez każdy dokument. Rozpoznaje wzorce dźwiękowe, które mogą wskazywać na nieprawidłowości i zatrzymuje podawanie papieru w celu dokonania poprawek. Funkcja ta oszczędza czas użytkowników, jak również chroni ważne dokumenty.
Oprogramowanie skanera też jest ważne
Skanery są wyposażone w interfejsy oprogramowania, dzięki czemu mogą przesyłać pliki dokumentów do systemów zarządzania dokumentami, zawartością w przedsiębiorstwie (ECM) lub archiwizujących. Oprócz domyślnych sterowników ? najbardziej znane z nich to ISIS i TWAIN ? przedmiotem ciągłego doskonalenia były aplikacje do dalszej obróbki danych. Aplikacje są coraz szybsze i nowocześniejsze. Ilość dokumentów szybko rośnie, toteż inicjatywy cyfrowe stawiają nowe wymagania związane z elektronicznym biurem o niewielkim zużyciu papieru. Fujitsu, na przykład, wytycza nowe ścieżki swym sterownikiem i oprogramowaniem ulepszającym obraz ?PaperStream IP? oraz oprogramowaniem ?PaperStream Capture? do skanowania wsadowego. Pakiety te idealnie ze sobą współpracują, dzięki czemu skanery z serii fi jeszcze lepiej i wydajniej spełniają nowe wymagania.
PaperStream IP reprezentuje zupełnie nowy rodzaj oprogramowania sterownika. Zaawansowane przetwarzanie obrazu czarno-białego i kolorowego automatycznie konwertuje każdy dokument do obrazu o niezwykłej jakości. Użytkownicy nie muszą martwić się o poszczególne parametry skanowania, ale są w stanie dostosować każdy z nich do swoich potrzeb. PaperStream IP przygotowuje zdigitalizowane dane do dalszej obróbki, np. OCR (optycznego rozpoznawania znaków) i łączy się z popularnymi aplikacjami do skanowania, które zwykle kontrolowałyby skaner za pośrednictwem interfejsu TWAIN lub ISIS. PaperStream IP oferuje także unikatowe rozwiązanie potrójnego strumienia. W razie potrzeby system może wygenerować trzy pliki jednocześnie z różnymi skalami kolorów, rozdzielczościami i formatami plików w różnych katalogach/systemach docelowych.
Od skanowania do skanowania w celu przetwarzania
Mimo tych wszystkich wspaniałych cech, które nowoczesne skanery mają do zaoferowania, nie należy zapominać, że samo skanowanie nie wystarcza. Dokumenty cyfrowe muszą być przeniesione do procesów związanych z produktywnością w biznesie i administracji. Hasłem przewodnim stało się więc ?skanowanie w celu przetwarzania?. ?Jesteśmy przekonani, że dokument, np. fakturę, można zeskanować szybciej i sprawniej na początku procesu biznesowego. Innym aspektem jest to, że można również znacznie obniżyć koszty ręcznego przetwarzania danych, jak na przykład sortowania, katalogowania, przechowywania, przesyłania i pobierania? ? mówi Schulz, dyrektor marketingu produktu EMEA w PFU Imaging Solutions Europe Ltd.
Wszystko zaczyna się od jakości skanowanego obrazu, ale skanowanie stało jedynie pierwszym krokiem do w pełni elektronicznych procesów biznesowych. Producenci skanerów specjalizowanych, tacy jak PFU (firma zależna Fujitsu), ściśle współpracują z niezależnymi producentami oprogramowania (ISV) i dostawcami systemów, aby zaoferować kompleksowe rozwiązania oraz wspierać przedsiębiorstwa w integrowaniu rozwiązań skanowania z ich systemami zarządzania dokumentami (DMS) czy zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie (ECM).
Firmy z praktycznie dowolnej branży wiele na tym skorzystają, jeśli będą w stanie połączyć zeskanowane informacje z procesami i aplikacjami, a następnie dostarczyć je każdemu właściwemu pracownikowi do dalszej obróbki. Przedsiębiorstwa, administracja państwowa, służba zdrowia, edukacja, małe przedsiębiorstwa, a nawet freelancerzy i domowe biura ? wszyscy mogą uzyskać więcej z istniejących procesów biznesowych i rozwiązań.
?Kiedyś były dwie koncepcje elektronicznej rejestracji dokumentów? ? mówi Schulz. ?Zazwyczaj dokumenty były skanowane w centrali back-office na końcu łańcucha procesu, a następnie statycznie katalogowane. W drugiej opcji pracownicy skanowali je na początku łańcucha procesu przy swoich biurkach, co było przydatne przede wszystkim w kontekście aktualnie wykonywanych przez nich zadań. Dopiero trend skanowania w celu przetwarzania pokazał, że odizolowane pomysły na skanowanie są krótkowzroczne.
