Digitalizacja i ogólnodostępne zaawansowane technologie, wpływają znacząco na funkcjonowanie biur, ale to zadrukowany papier jest nadal jednym z najpopularniejszych nośników informacji i nic nie wskazuje na to, że zostanie prędko zdetronizowany. Wykorzystując kilka prostych metod, można zoptymalizować wydruki i w zauważalny sposób zaoszczędzić.
Wydatki związane z wydrukami w firmach, wzięła pod lupę firma badawcza KPMG. Przeciętnie polski pracownik drukuje w miesiącu 650 kartek A4, co stanowi 8 ryz papieru na pół roku. W ciągu roku daje to aż 8 tysięcy stron.
Specjaliści KPMG wykalkulowali, że wydruk 1 strony w formacie A4, to koszt rzędu 10 groszy. W efekcie, gdyby zsumować roczne wydruki jednego pracownika, otrzymamy kwotę równą 800zł. Nie uwzględniono tu innych kosztów, które ponosi pracodawca, takich jak papier, eksploatacja i serwis urządzeń drukujących. Szacunki uwzględniające wszystkie te składowe (całościowe koszty druku oraz koszty operacyjne), pokazują, że mogą one uszczuplić przychód firmy o nawet 10%.
Postaw na zamienniki
Jedną z podstawowych i łatwych do wprowadzenia zmian, służących optymalizacji drukowania jest zamiana materiałów eksploatacyjnych sygnowanych logo producenta drukarki, na tańsze, a nie ustępujące jakością zamienniki. W przypadku większości marek zamiennych konstrukcja i skład materiałów eksploatacyjnych, takich jak tusze czy tonery, są niemal takie same. Nie sposób więc gołym okiem dostrzec jakiejkolwiek różnicy pomiędzy dokumentem wydrukowanym z użyciem licencjonowanego produktu i tym, do którego wykorzystano zamiennik. Oczywiście, lepiej jest unikać producentów ?anonimowych?. Obecnie jednak konkurencja w tym obszarze jest na tyle duża, że wymusza od firm dostarczanie materiałów wysokiej jakości. Dobrze jeśli producenci dają kilkuletnią gwarancję na swój asortyment (a nawet dożywotnią ? jak choćby Asarto; http://www.asarto.pl/ - zwycięzca testu zamienników do drukarek laserowych HP, przeprowadzonego przez PC World). Ze wspomnianego testu, wynika, że zwycięski toner AS-LH226BN, oprócz wysokiej jakości wydruków, zapewnia również spore oszczędności, pozwalając wydrukować stronę za 7 groszy.
Zmień ustawienia drukarki
Codzienne wydruki raczej nie wymagają najwyższej jakości wydruku. Warto zmienić więc ustawienia drukarki. W ?Panelu sterowania? po kliknięciu ?Drukarki i faksy?, należy wybrać ?Właściwości/Preferencje drukowania? i zmienić jakość na najszybszą. Oszczędności pojawią się po dłuższym okresie eksploatacji, a drukarka rzadziej będzie domagała się wymiany kartridży.
Mniej = więcej
Warto zastanowić się czy wszystkie wydruki wymagają skali 1:1. Zmniejszenie strony i obrót o 90 stopni, tak by sąsiadowały ze sobą dłuższymi krawędziami , pozwoli na oszczędność nie tylko pieniędzy, ale i przestrzeni. Drugim prostym, a efektywnym sposobem na oszczędność papieru jest druk dwustronny. Przy zakupie drukarki, warto zwrócić uwagę, czy jest ona wyposażona w duplex, czyli właśnie druk dwustronny.
Drukowanie stron internetowych
Aby uniknąć drukowania treści, które nas nie interesują (reklamy, grafiki itp.), warto skorzystać z dedykowanych serwisów np. PrintWhatYou Like. To świetne rozwiązanie, pozwoli na edycję dowolnej strony internetowej przed wydrukiem, w tym usunięcie zbędnych elementów, a nawet zmianę czcionki. W ramach ciekawostki- są czcionki, które są wyjątkowo oszczędne pod względem konsumpcji tuszu. Firma Printer.Com postanowiła porównać koszty wydruku przy użyciu rożnych rodzajów czcionek. Do testów wykorzystano drukarkę atramentową oraz laserową znanych marek, po czym porównano wydruki z obu drukarek przy użyciu 10 najbardziej popularnych czcionek. Najbardziej oszczędną czcionką okazała się Century Gothic, która pozwala zaoszczędzić około 31% w stosunku do popularnego Ariala.
Poszukując oszczędności w biznesie, wiele osób może być zaskoczonych, jak wiele można zaoszczędzić na druku. Tymczasem według szacunków Gartnera (przedsiębiorstwo analityczno-doradcze specjalizujące się w zagadnieniach strategicznego wykorzystania technologii oraz zarządzania technologiami), całkowita optymalizacja procesów drukowania w firmie generuje oszczędności rzędu nawet 3%.
